ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

Para adquisiciones a través de procedimientos de selección, la residencia de la obra deberá emitir un informe con el cuadro de todos los requerimientos (necesarios para el año en que se ejecuta) con sus respectivos montos para la inclusión en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) el cual será aprobado mediante Resolución,  dicha inscripción es indispensable para realizar la convocatoria. En el Transcurso de la ejecución de la obra se puede solicitar requerimientos que no han sido inscritos en el PAC (Modificación del PAC). Para la inscripción de los requerimientos se tomara en cuenta el presupuesto analítico, agrupado por similitud, por ejemplo para agregado (Piedra 3/4, hormigón, arena gruesa, etc), para fierro (varilla 3/8, 1/2, etc), cemento, etc.

Luego de aprobado el PAC, la residencia podrá solicitar mediante informe los bienes y servicios para su convocatoria mediante proceso de selección que varia según el monto. En caso de requerimientos como, por ejemplo, computadoras se recomienda solicitar al Área de informática su aprobación tanto en los requisitos en el requerimiento como a la entrega de los equipos.

Para los requerimientos deberá considerar los plazos de entrega cuando:

• No se cuente con la capacidad de almacenamiento de los bienes requeridos o el servicio se tomara cada cierto tiempo.
• Cuando los insumos tienen un corto plazo de capacidad (en caso del cemento, se endurece después de 03 meses si no se utiliza.

Para la conformidad de una orden de compra o servicio se debe verificar que se haya cumplido con la características que se indican en los términos de referencia y los plazos del contrato u orden de compra o servicio, dicha conformidad se recomienda estar suscrito por el Supervisor de obra, Residente, Administrador de obra o Asistente Administrativo, Almacenero y según sea el caso un profesional de planta (por ejemplo para la adquisición de computadoras, visto bueno de un personal de la oficina de informática)

PAGO A PERSONAL DE OBRA

En el caso de pago al personal de obra la entrega es días antes de finalizado el mes, se debe tener en cuenta que para los Gobiernos Regionales la Residencia emite el tareo a la Sub Gerencia de Obras, este emite con informe a la Gerencia de Obras, este a su vez con memorando a la Oficina de Administración, este a la Oficina de Personal, en esta ultima oficina se elabora la planilla y luego solicita al área de presupuesto la aprobación del mismo en donde no se aprobara si no se cuenta con el presupuesto disponible en la especifica correspondiente de la obra (meta), una vez realizado el compromiso de la planilla este pasa del área de personal al área de Contabilidad para su devengado, una vez aprobado en esta oficina pasa a la oficina de tesorería para el girado y respectivo pago (mediante cheque o deposito a la cuenta de cada personal de obra), estos pasos pueden variar en cada institución, si la planilla no ha llegado a la fase de devengado hasta las 12 de la noche del ultimo día del mes, el pago al personal se realizara a fines del siguiente mes, cabe recordar que este proceso es para todas las obras, pago de personal de planta (Gerentes, secretarias, choferes, etc.) se debe tener cuidado y tomar las medidas necesarias. 

En el video se muestra los pasos como saber en que fase esta la planilla, también se utiliza para todo tipo de pago (bienes, servicios, habilitos, etc.), la única desventaja es que los datos son del día anterior al que se observa.

DEL EXPEDIENTE TECNICO.
Puede encontrarse, por ejemplo, que en el expediente técnico no se haya especificado las características de un material o sean muy genéricos o inconsistencia, se recomienda mediante informe, al consultar al proyectista se pronuncie y detalle las características o absuelva dudas. Esto puede ser tan obvio que cualquier ingeniero puede resolver y puede ser considerado por otras personas como incapacidad de resolver un problema, para ello se recomienda revisar el expediente y e informar del mismo con antelación a la Supervisión.

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